Wie funktionieren Informationspflichten?

Seitdem im Mai dieses Jahres die DSGVO in Kraft getreten ist, hat sich der Prozess der Datenerhebung und -speicherung erheblich verändert. Ein Beispiel dafür sind die zahlreichen neuen Berechtigungen, auf die Ihre Kunden und Mitarbeiter zurückgreifen können. Zu diesen gehört das Löschungsrecht, aber eben auch das Recht auf Einblick in die zu ihnen erhobenen Daten.

Was sind Informationspflichten?

Aus diesem Grund haben Sie die Pflicht, die erhobenen Datensätze jederzeit an Ihre Kunden preiszugeben und ausreichend über die Prozesse der Datenspeicherung zu informieren. Die Informationspflicht besteht bei allen spezifischen Daten, also beispielsweise bei der Identität, den Kontaktdaten oder allen anderen Angaben mit berechtigtem Interesse.

Ebenfalls zutreffend ist die Pflicht für die Angabe der Speicherdauer, der Nutzerrechte, dem Recht auf Widerrufbarkeit und dem Beschwerderecht. Durch diese Neuerungen sollen in der DSGVO die Nutzerrechte wieder effektiver gewahrt werden, damit Transparenz an höchster Stelle steht.

Wie können Sie die nötigen Informationen bereitstellen?

Laut der Verpflichtung müssen Daten stets in transparenter, verständlicher und dennoch präziser Art angegeben werden. Die Art der Datenübermittlung erfolgt dabei entweder auf digitalem Weg, oder schriftlich. Sollten minderjährige Personen Einblick in die zu ihnen erhobenen Daten verlangen, sind Sie dazu verpflichtet, die Angaben auch entsprechend einfach und kindgerecht darzulegen.

Um Ihre Kunden und Mitarbeiter über alle wichtigen Neuerungen informieren zu können, sollten Sie dies durch die Anpassung der Nutzungsbedingungen Ihrer Websites und Programme tun. Zusätzlich ist es sinnvoll, Ihre Kunden auch durch ein Anschreiben zu informieren und sich auf diesem Weg besser mehrfach abzusichern.

Sind die Informationspflichten immer gültig?

Grundsätzlich gilt die Datenschutzgrundverordnung bei jeder Art der Datenerhebung. Dennoch kann die Informationspflicht eingeschränkt sein, sodass Sie Ihre Kunden nicht über jede Erhebung informieren müssen. In den folgenden Fällen trifft dies zu:

Wenn Sie keine nutzerspezifischen Daten aufgenommen haben, sind Sie logischerweise auch nicht zur Mitteilung verpflichtet.
Ist die Erhebung der aufgenommenen Daten gesetzlich verpflichtend, müssen Sie Ihre Kunden ebenfalls nicht informieren.
Die Schweigepflicht steht über der Informationspflicht, weshalb Sie in bestimmten Situationen prekäre Informationen gar nicht erst preisgeben dürfen.

Was passiert bei Verstößen gegen die Informationspflichten?

Da die DSGVO rechtlich bindend ist, erwarten Sie und Ihr Unternehmen bei Verstößen entsprechend hohe Geldstrafen. Diese orientieren sich je nach Härte des Vergehens am Jahresumsatz Ihres Unternehmens und betragen bis zu vier Prozent. Eine zweite Strafoption ist dabei ein Fixbetrag, der ebenfalls anhand des Verstoßes gemessen bis zu 20.000.000 Euro betragen kann.

So erfüllen Sie Ihre Mitteilungspflichten

Um alle datenschutzrechtlichen Aspekte sinnvoll anzugeben, helfen Ihnen unsere Vorlagen für Kunden und Mitarbeiter, durch die Sie alle gesetzlichen Anforderungen umsetzen. Wichtig ist dabei, dass Sie die Vorlage an den richtigen Stellen für Ihr Unternehmen personalisieren und einen Bezug zu den spezifischeren Angaben auf Ihrer Website herstellen.

Wir sind diesbezüglich Ihr kompetenter Ansprechpartner und unterstützen Sie bei allen Fragen bezüglich der neuen Datenschutzgrundverordnung. Wenn Sie Hilfe benötigen, sind Sie bei uns an der richtigen Stelle, sodass wir Ihnen durch unser Datenschutzmanagementtool bestmöglich weiterhelfen können.